La factura venció hace dos semanas. El cliente asegura que pagará “en unos días”. Pasa otro mes. Después deja de contestar.
¿Hay que enviar un burofax? ¿Cuándo empieza a correr el plazo para reclamar? ¿Se pueden cobrar intereses? ¿Es necesario presentar directamente una demanda?
Reclamar factura impagada es una cuestión compleja.
Y entonces aparecen varios plazos diferentes que no conviene confundir.
Para reclamar correctamente una deuda hay que saber cuándo era exigible el pago, si existe derecho a intereses de demora, cuándo prescribe la acción y qué procedimiento puede utilizarse si el deudor sigue sin pagar.
¿Cuándo debe pagarse una factura entre empresas?
En operaciones comerciales entre empresas, o entre empresas y Administraciones públicas, resulta especialmente relevante la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad.
Cuando las partes no hayan fijado una fecha o plazo de pago, la ley establece con carácter general un plazo de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o prestación de los servicios, incluso cuando el deudor hubiera recibido anteriormente la factura. BOE
Si existe un procedimiento de aceptación o comprobación de los bienes o servicios, este no puede superar, con carácter general, los 30 días naturales. En ese supuesto, el pago debe realizarse dentro de los 30 días posteriores a la aceptación o verificación.
Las partes pueden pactar un plazo diferente, pero la Ley 3/2004 establece que no puede acordarse un plazo superior a 60 días naturales. BOE
Hay que hacer una precisión importante: estas reglas no se aplican automáticamente a cualquier factura.
La propia Ley 3/2004 excluye, entre otros supuestos, los pagos correspondientes a operaciones comerciales en las que intervengan consumidores. BOE
¿Cuándo empieza la mora?
En las operaciones sometidas a la Ley 3/2004, una vez incumplido el plazo de pago el deudor incurre en mora y nace la obligación de pagar el interés correspondiente.
Y aquí aparece una regla especialmente útil para las empresas:
no es necesario enviar previamente un requerimiento para que comiencen a devengarse los intereses de demora.
El artículo 5 establece que la mora se produce automáticamente por el mero incumplimiento del plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación del acreedor. BOE
Eso no significa que reclamar factura impagada formalmente la deuda deje de ser recomendable.
Una cosa es cuándo nacen los intereses y otra muy diferente cómo conviene documentar posteriormente la reclamación.
¿Se pueden cobrar intereses por una factura impagada?
Sí, cuando concurran los requisitos correspondientes.
En las operaciones comerciales incluidas en la Ley 3/2004, el acreedor tiene derecho al interés pactado en el contrato o, en ausencia de pacto, al tipo legal previsto en esta norma.
Para exigir esos intereses, el acreedor debe haber cumplido sus propias obligaciones contractuales y legales y no haber recibido el pago dentro del plazo, salvo que el deudor pueda demostrar que no es responsable del retraso. BOE
Por tanto, ante un impago no debería comprobarse únicamente el principal pendiente.
También conviene revisar:
- La fecha de vencimiento.
- El contrato existente entre las partes.
- El interés de demora pactado, si lo hubiera.
- El periodo durante el que se ha producido el retraso.
- La posible aplicación de la Ley 3/2004.
¿Se pueden reclamar también los gastos de cobro?
La Ley de lucha contra la morosidad contiene otra regla interesante.
Cuando el deudor incurre en mora, el acreedor tiene derecho a cobrar una cantidad fija de 40 euros, que se añade a la deuda principal sin necesidad de petición expresa.
Además, puede reclamar una indemnización por los costes de cobro debidamente acreditados que haya sufrido como consecuencia de la mora y que superen esos 40 euros, con los límites y condiciones establecidos legalmente.
No obstante, esta indemnización no procede cuando el deudor no sea responsable del retraso.
Por tanto, los 40 euros no deberían añadirse indiscriminadamente a cualquier factura impagada. Hay que comprobar primero que la operación está incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 3/2004. BOE
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura?
Aquí aparece otra distinción fundamental.
Una cosa es el plazo en el que debía haberse pagado la factura y otra el tiempo disponible para ejercitar judicialmente la acción de reclamación.
El artículo 1964.2 del Código Civil establece que las acciones personales que no tengan señalado un plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. BOE
Esta es una regla general.
No significa que absolutamente cualquier factura prescriba siempre a los cinco años.
Existen obligaciones con plazos especiales y también puede resultar aplicable normativa civil autonómica en determinados supuestos. Por ello, antes de cerrar un expediente por prescripción debe comprobarse la naturaleza concreta de la deuda y la legislación aplicable.
¿Desde cuándo se cuentan esos cinco años?
La referencia fundamental no es necesariamente la fecha en la que se creó el PDF de la factura.
El Código Civil establece que las acciones personales comienzan a prescribir desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación. BOE
Por eso es tan importante determinar correctamente el vencimiento.
Imaginemos una factura emitida el 1 de febrero cuyo pago se pactó para el 1 de marzo.
No debería confundirse automáticamente la fecha de emisión con el momento a partir del cual la deuda resulta exigible.
En una cartera con muchas facturas pendientes, esta diferencia puede ser importante para controlar correctamente los plazos.
¿Enviar una reclamación interrumpe la prescripción?
Puede hacerlo.
El artículo 1973 del Código Civil establece que la prescripción de las acciones se interrumpe por su ejercicio ante los tribunales, por reclamación extrajudicial del acreedor y por cualquier acto de reconocimiento de la deuda por parte del deudor. BOE
Esto convierte la reclamación extrajudicial en algo más que un simple recordatorio comercial.
Pero es importante poder acreditar que esa reclamación se produjo.
Un mensaje informal cuyo envío o recepción resulte imposible demostrar puede generar problemas posteriores.
Por eso, cuando el plazo de prescripción sea relevante, conviene utilizar un medio que permita acreditar adecuadamente el contenido de la reclamación, su envío y su recepción o intento de entrega, según las circunstancias.
¿Hay que enviar siempre un burofax?
No existe una regla general que convierta el burofax en el único medio válido para reclamar una deuda.
Lo importante será poder acreditar correctamente la reclamación.
Dependiendo del caso pueden utilizarse diferentes mecanismos, pero si existe riesgo de litigio o de prescripción resulta especialmente importante contar con una prueba sólida.
Además, desde la reforma procesal introducida por la Ley Orgánica 1/2025 deben analizarse también los requisitos de procedibilidad y los medios adecuados de solución de controversias que correspondan antes de iniciar determinados procedimientos civiles.
Por eso, la estrategia de reclamación no debería diseñarse únicamente pensando en “recordar que falta una factura”, sino también en preparar correctamente un eventual procedimiento posterior.
¿Qué es el procedimiento monitorio?
Cuando la reclamación extrajudicial no consigue el pago, una de las vías que puede valorarse es el procedimiento monitorio.
La Ley de Enjuiciamiento Civil permite acudir a este procedimiento para reclamar deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, cualquiera que sea su importe, siempre que puedan acreditarse mediante los documentos admitidos legalmente. BOE
Entre esos documentos pueden encontrarse facturas, albaranes, certificaciones, telegramas, telefax u otros documentos que habitualmente documenten créditos y deudas en la relación existente entre acreedor y deudor.
Por eso el monitorio resulta especialmente interesante para muchas facturas comerciales impagadas.
¿Hace falta abogado y procurador para presentar un monitorio?
La petición inicial del procedimiento monitorio no exige abogado ni procurador, con independencia del importe reclamado.
Así lo recoge la regulación del procedimiento y lo explica también la guía del Consejo General del Poder Judicial. Poder Judicial
Sin embargo, esto no significa que nunca vayan a ser necesarios.
Si el deudor se opone o resulta necesario iniciar posteriormente la ejecución, la intervención profesional dependerá de la cuantía y del procedimiento que corresponda.
Por eso, especialmente en deudas relevantes o discutidas, puede resultar recomendable contar con asesoramiento desde el inicio aunque formalmente no sea obligatorio para presentar la petición inicial.
¿Qué documentos conviene conservar?
Una factura por sí sola puede no contar toda la historia de una operación.
Ante un posible impago conviene conservar:
- Contrato o presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Factura.
- Albaranes o justificantes de entrega.
- Correos electrónicos relacionados con el encargo.
- Pruebas de prestación del servicio.
- Condiciones de pago pactadas.
- Reclamaciones realizadas.
- Respuestas del cliente.
- Reconocimientos de deuda, si existen.
Cuanto mejor documentada esté la relación comercial, más sencillo será acreditar posteriormente el origen y exigibilidad de la deuda.
Un ejemplo práctico
Una consultora presta un servicio a otra empresa y emite una factura de 4.000 euros.
La fecha de pago vence y el cliente no abona el importe.
Si la operación está dentro de la Ley 3/2004 y concurren sus requisitos, desde el incumplimiento pueden devengarse automáticamente intereses de demora.
La consultora reclama formalmente el pago y conserva prueba de esa reclamación.
Si el cliente continúa sin pagar, puede analizar la posibilidad de acudir al procedimiento monitorio aportando la factura y el resto de documentación que acredita la deuda.
Lo importante es no esperar indefinidamente confiando en que “algún día pagará”.
Porque mientras pasan los meses también transcurren los plazos jurídicos.
Preguntas frecuentes
¿Todas las facturas impagadas prescriben a los cinco años?
No debe afirmarse así. Cinco años es el plazo general de las acciones personales sin plazo especial previsto en el artículo 1964.2 del Código Civil. La naturaleza de la deuda y la legislación aplicable deben comprobarse en cada caso. BOE
¿Tengo que avisar al cliente para empezar a cobrar intereses?
En las operaciones comerciales sometidas a la Ley 3/2004, la mora se produce automáticamente cuando se incumple el plazo correspondiente, sin necesidad de requerimiento previo. BOE
¿Puedo añadir 40 euros a cualquier factura que no me paguen?
No. La indemnización de costes de cobro pertenece al régimen de la Ley 3/2004 y deben cumplirse sus requisitos. Entre otras exclusiones, esta ley no se aplica a operaciones comerciales en las que intervengan consumidores. BOE
¿Hay un importe mínimo para utilizar el monitorio?
No. La Ley de Enjuiciamiento Civil permite reclamar mediante monitorio deudas dinerarias de cualquier importe siempre que reúnan los requisitos legales. BOE
¿Una factura basta siempre para ganar la reclamación?
No debería darse por hecho. La factura puede servir para acreditar la deuda en los términos previstos en la LEC, pero el deudor puede oponerse y discutir la existencia, cuantía o exigibilidad de la obligación. La documentación completa de la relación comercial resulta fundamental.
Una factura pendiente no debería quedarse indefinidamente en una carpeta
El error más habitual con una factura impagada no suele producirse en el juzgado.
Se produce meses antes.
Un cliente promete pagar la semana siguiente. Después el pago pasa al mes siguiente. Más tarde nadie recuerda exactamente cuándo se reclamó por última vez ni qué documentación existe.
Por eso, la gestión de impagados debería formar parte del procedimiento habitual de cualquier empresa o despacho.
Identificar el vencimiento, conservar la documentación, calcular correctamente los intereses cuando correspondan, realizar una reclamación acreditable y controlar los plazos de prescripción permite decidir con mucha más seguridad cuándo negociar y cuándo reclamar judicialmente.
Porque cuando una factura no se paga, el tiempo también forma parte de la deuda.
Fuentes y enlaces
BOE – Código Civil, texto consolidado vigente. Artículos 1964 y 1973 sobre prescripción e interrupción Código Civil – BOE
BOE – Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales Ley de lucha contra la morosidad – BOE
BOE – Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil, texto consolidado actualizado en octubre de 2026 Ley de Enjuiciamiento Civil – BOE
Consejo General del Poder Judicial – Guía sobre el procedimiento monitorio Guía oficial del procedimiento monitorio
