Tributación de la Compensación de Gastos por Desplazamiento y Alojamiento en Asociaciones

Pregunta realizada por el asesor

Tributación de la compensación de gastos que se pagan a un miembro de una asociación por desplazamiento y hoteles

Respuesta generada por Ai Consultas

La tributación de las compensaciones por gastos de desplazamiento y hoteles que se pagan a un miembro de una asociación depende de varios factores, como la naturaleza de la relación entre el miembro y la asociación, la justificación de los gastos y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa fiscal. A continuación, se analiza detalladamente la cuestión planteada, fundamentando cada aspecto en la normativa y consultas vinculantes relevantes.

1. Naturaleza de la relación entre el miembro y la asociación

La exoneración de gravamen de las asignaciones para gastos de desplazamiento y hoteles está regulada en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007). Según la Consulta Vinculante V2726-23 , este régimen de exoneración solo es aplicable a contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral (o estatutaria en el caso de funcionarios públicos), en la que se dan las notas de dependencia y alteridad.

En el caso de los miembros de una asociación que no tienen una relación laboral con la misma, las cantidades percibidas no pueden acogerse al régimen de dietas exoneradas de gravamen del artículo 9 del Reglamento del IRPF. Sin embargo, podría analizarse si dichas cantidades constituyen un «gasto por cuenta de un tercero» (en este caso, la asociación), siempre que se cumplan ciertos requisitos.

2. Requisitos para considerar las compensaciones como «gasto por cuenta de un tercero»

De acuerdo con la Consulta Vinculante V2726-23 , para que las cantidades percibidas por un miembro de una asociación en concepto de desplazamiento y hoteles no se consideren renta sometida a gravamen, deben cumplirse los siguientes requisitos:

• Que no exista derecho al régimen de dieta exonerada de gravamen: Esto se cumple en el caso de los miembros de una asociación que no tienen relación laboral con la misma.
• Que los gastos tengan por objeto poner a disposición del miembro los medios necesarios para realizar su trabajo o funciones: Esto incluye los gastos de desplazamiento y alojamiento necesarios para el desempeño de sus funciones en representación de la asociación.
• Que se acredite que las cantidades abonadas compensan estrictamente los gastos incurridos: Si no se acredita esta circunstancia, las cantidades percibidas se considerarán una retribución dineraria sometida al IRPF y a su sistema de retenciones.

Por tanto, si la asociación pone directamente a disposición del miembro los medios para desplazarse (por ejemplo, reserva y paga directamente el hotel o el transporte), no se genera renta para el miembro, ya que no existe un beneficio particular. En cambio, si la asociación reembolsa los gastos incurridos por el miembro, será necesario justificar que dichos gastos corresponden estrictamente a los desplazamientos y estancias necesarios para el desempeño de sus funciones.

3. Límites y justificación de los gastos

En caso de que las cantidades abonadas por la asociación cumplan los requisitos para ser consideradas «gasto por cuenta de un tercero», no se generará renta sometida a gravamen. Sin embargo, es imprescindible que:

• Se justifique la realidad del desplazamiento y la necesidad del gasto: Según la Consulta Vinculante V2726-23 , la justificación puede realizarse mediante cualquier medio de prueba admitido en derecho, como facturas, tickets o documentos equivalentes.
• Se respeten los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF: Aunque no se aplique directamente el régimen de dietas exoneradas, estos límites pueden servir como referencia para determinar si los gastos son razonables y necesarios. Por ejemplo:
  • Para gastos de manutención, el límite es de 53,34 euros diarios en desplazamientos dentro del territorio español y 91,35 euros diarios en desplazamientos al extranjero.
  • Para gastos de estancia, se deben justificar los importes mediante facturas de hoteles u otros establecimientos de hostelería.

4. Tratamiento fiscal en caso de incumplimiento de los requisitos

Si no se cumplen los requisitos mencionados anteriormente, las cantidades abonadas por la asociación se considerarán rendimientos del trabajo o, en su caso, rendimientos de actividades económicas, dependiendo de la naturaleza de la relación entre el miembro y la asociación. En este caso:

• Las cantidades estarán sujetas al IRPF y al sistema de retenciones a cuenta.
• La asociación deberá practicar la retención correspondiente, de acuerdo con el procedimiento general establecido en el artículo 82 y siguientes del Reglamento del IRPF.

5. Base de cotización a la Seguridad Social

De acuerdo con el Real Decreto 2064/1995, los gastos de manutención y estancia, así como los gastos de locomoción, no se computarán en la base de cotización a la Seguridad Social si están exceptuados de gravamen conforme al artículo 9 del Reglamento del IRPF. En caso contrario, el exceso sobre los límites señalados se incluirá en la base de cotización.

Conclusión

En resumen, la tributación de las compensaciones por gastos de desplazamiento y hoteles que se pagan a un miembro de una asociación dependerá de si se cumplen los requisitos para considerarlas «gasto por cuenta de un tercero». Si se cumplen dichos requisitos y se justifica adecuadamente la realidad y necesidad de los gastos, no se generará renta sometida a gravamen. En caso contrario, las cantidades percibidas estarán sujetas al IRPF y a su sistema de retenciones.

Referencias utilizadas:

• Consulta Vinculante V2726-23 .
• Real Decreto 439/2007, artículo 9.
• Real Decreto 2064/1995, sobre cotización y liquidación de derechos de la Seguridad Social.